Водењето на целосно и организирано досие за работник е основа за усогласеност со законите, ефикасност и правна заштита на секоја компанија. За стартапи и нови компании во Македонија, оваа пракса не е само законска обврска – туку и стратегија за оптимизација на HR процесите и минимизирање на ризиците. Во продолжение, ви претставуваме листа на документи кои мора да ги содржи досието на секој работник и нивното значење.
Зошто е важно досието на работник?
Досието на работник служи како „правна трага“ која ја штити вашата компанија од правни спорови, обезбедува усогласеност со законите за работни односи и ја подобрува ефикасноста на HR процесите. Без разлика дали ангажирате нови вработени или управувате со постоечки кадар, правилно организирано досие ги олеснува операциите и ги намалува ризиците.
Основни документи кои мора да ги содржи досието
- Договор за вработување
- Содржи сите договори и анекси, дури и оние чија важност истекла. Осигурајте дека секогаш имате валиден договор или анекс кој ги регулира условите за плата и работен стаж.
- М1/М2 Формулари
- Доказ дека работникот е пријавен во Агенцијата за вработување. Опционално, можете да го додадете и образецот ППР.
- Документ за идентификација
- Копија од личната карта на работникот.
- Документи за квалификации
- CV, диплома, сертификати кои докажуваат дека работникот има квалификации за извршување на задачите.
- Дополнителни сертификати
- Документи од обуки или квалификации обезбедени од работодавачот кои го подобруваат работното место на работникот.
- Договори за обучување
- Договори кои дефинираат обврски поврзани со обуки финансирани од компанијата.
- Договори за авторско дело
- Одделни договори за креативни дела кои не се дел од редовните задачи.
- Потврда од систематски преглед
- Годишни потврди дека работникот е способен за работа.
- Изјава за обработка на лични податоци
- Изјава со која работникот се согласува неговите лични податоци да се обработуваат за исплата на плата.
- Изјава за запознаеност со интерни акти
- Потврда дека работникот ги разбира интерните политики на компанијата.
- Изјава за безбедност и задачи
- Потврда дека работникот ги разбира своите задачи и мерките за безбедност.
- Проценка на безбедноста на работното место
- Извештај од овластено друштво кој ги дефинира ризиците и мерките за нивно санирање.
- Барања и решенија за годишен одмор
- Документи поврзани со користење годишен одмор согласно законските прописи.
- Дисциплински постапки
- Записи поврзани со дисциплински мерки против работникот.
- Документи од постапки за мобинг
- Записи поврзани со случаи на вознемирување (мобинг).
- Решенија за боледување
- Документи поврзани со продолжено боледување кое влијае врз пресметката на плата.
- Комуникација со работодавачот
- Било какви писмени барања или кореспонденции меѓу работникот и компанијата.
- Решенија за бонуси или награди
- Одлуки поврзани со награди или дополнителни исплати.
- Пресметки на плата
- Докази за исплатени плати доколку се доставени во писмена форма (или копии од мејлови).
- Записници за инвентар
- Записници кога работникот добива службен инвентар (лаптоп, телефон, униформа).
Како стартапите/новите компании можат да го оптимизираат процесот?
- Дигитални системи за управување со документи
Користете софтверски решенија кои овозможуваат сигурно складирање, организирање и пристап до документи. - Редовни ревизии
Прегледувајте ги документите периодично за да осигурите дека се ажурирани и усогласени со законските барања. - Јасни политики
Воспоставете политики кои дефинираат што треба да се чува, колку долго и кој има пристап до документите.
Придобивки од правилно водено досие на работник
- Правна усогласеност: Избегнување казни или санкции.
- Оперативна ефикасност: Брз пристап до потребните документи.
- Заштита на податоци: Обезбедување сигурност на чувствителните информации.
- Професионалност: Демонстрација на организација пред инвеститори или ревизори.
- Намалување ризици: Минимизирање правни проблеми поврзани со недостиг од документација.
Зошто е важно досието на работник?
Досието обезбедува усогласеност со законските прописи, ја штити компанијата од правни спорови и го олеснува управувањето со човечките ресурси – особено важно за стартапи кои брзо растат.
Што се случува ако не водам правилно досие?
Неправилното водење може да доведе до казни, правни проблеми или оперативни прекини при ревизии или спорови со вработените.
Може ли да користам дигитална платформа?
Да! Дигиталните системи се препорачуваат бидејќи го олеснуваат складирањето, ја подобруваат сигурноста и овозможуваат брз пристап до документи, но мора истото да го чувате и во хартиена форма.
